Oddelegowanie pracowników do Niemiec: Przewodnik po zasadach i obowiązkach

Polskie firmy, które nie posiadają oddziałów ani osobnych podmiotów założonych w Niemczech, często wysyłają swoich pracowników do Niemiec w celu realizacji kontraktów. Tego rodzaju działalność, znana jako oddelegowanie pracowników, wiąże się z pewnymi wymaganiami prawnymi, podatkowymi oraz związanymi z ochroną praw pracowniczych. W poniższym poradniku omówimy najważniejsze aspekty związane z oddelegowaniem pracowników do Niemiec, w tym zasady wynagrodzeń, obowiązki pracodawcy i pracownika, a także kwestie podatkowe.

1. Co to jest oddelegowanie?

Oddelegowanie pracowników oznacza czasowe wysłanie pracownika przez polską firmę do wykonywania pracy na terytorium Niemiec, przy zachowaniu umowy o pracę z polskim pracodawcą. Takie rozwiązanie jest stosowane w przypadku, gdy polska firma nie ma oddziału ani siedziby w Niemczech, ale realizuje tam konkretne zlecenia, takie jak budowa, remonty, usługi doradcze czy IT.

Oddelegowanie może trwać od kilku dni do kilku lat, w zależności od umowy i zakresu zlecenia. Pracownik w tym czasie pozostaje zatrudniony przez polską firmę, ale świadczy pracę na terenie Niemiec.

2. Obowiązki pracodawcy w związku z oddelegowaniem

Pracodawca, wysyłając pracownika do Niemiec, musi spełnić szereg obowiązków formalnych i prawnych, aby zapewnić zgodność z niemieckimi przepisami.

a) Rejestracja oddelegowania w niemieckim systemie (ZUP)

W ramach oddelegowania do Niemiec pracodawca musi zgłosić fakt oddelegowania do niemieckiego urzędów pracy. Zgłoszenie to odbywa się za pośrednictwem systemu ZUP (Zentrale Ausländerbehörde), który jest obowiązkowy w przypadku delegowania pracowników na okres dłuższy niż 8 dni. Zgłoszenie powinno być dokonane najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem pracy przez pracownika na terenie Niemiec.

b) Zatrudnianie pracowników zgodnie z niemieckimi przepisami

Polska firma wysyłająca pracownika do Niemiec musi zapewnić, że warunki zatrudnienia (takie jak minimalne wynagrodzenie) będą zgodne z niemieckimi przepisami. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić:

• Minimalne wynagrodzenie – W Niemczech obowiązuje ustalone przez państwo minimalne wynagrodzenie, które w 2025 roku wynosi 12 EUR brutto za godzinę. Pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie co najmniej na tym poziomie, nawet jeśli polska firma płaci pracownikowi mniej w Polsce.

• Warunki pracy – Pracownik oddelegowany do Niemiec musi mieć zapewnione odpowiednie warunki pracy, takie jak czas pracy, przerwy, urlopy i bezpieczeństwo pracy.

c) Podpisanie umowy o pracę zgodnej z niemieckimi regulacjami

Mimo że pracownik pozostaje zatrudniony przez polskiego pracodawcę, jego umowa o pracę musi spełniać wymagania niemieckiego prawa pracy. Może to obejmować m.in. kwestie związane z czasem pracy, godzinami nadliczbowymi oraz wynagrodzeniem.

3. Obowiązki pracownika oddelegowanego do Niemiec

Pracownik, który zostaje oddelegowany do Niemiec, musi przestrzegać zasad określonych przez niemieckie prawo pracy, ale także współpracować z polskim pracodawcą w zakresie obowiązków związanych z oddelegowaniem.

a) Zgłoszenie pobytu w Niemczech

Pracownik powinien zgłosić swój pobyt na terenie Niemiec w odpowiednim urzędzie, szczególnie w przypadku długoterminowego pobytu (pow. 3 miesięcy). W niektórych przypadkach może być wymagane uzyskanie pozwolenia na pracę, chociaż obywatele UE (w tym Polacy) nie potrzebują specjalnych pozwoleń.

b) Przestrzeganie przepisów niemieckiego prawa pracy

Pracownik musi przestrzegać niemieckich regulacji dotyczących warunków pracy, w tym przepisów o czasie pracy, odpoczynku oraz normach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

4. Kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe

Pracownik oddelegowany do Niemiec wciąż pozostaje obywatelem Polski i podlega polskiemu systemowi podatkowemu oraz ubezpieczeniowemu, ale w przypadku długoterminowego pobytu mogą pojawić się pewne zmiany.

a) Podatek dochodowy od osób fizycznych

Podatek dochodowy w przypadku oddelegowania pracownika do Niemiec jest obliczany zgodnie z zasadą tzw. rezydencji podatkowej. Jeśli pracownik przebywa w Niemczech przez okres dłuższy niż 183 dni w roku, może stać się rezydentem podatkowym Niemiec. W takim przypadku pracownik będzie zobowiązany do płacenia podatków w Niemczech.

b) Ubezpieczenia społeczne

Pracownicy oddelegowani do Niemiec mogą podlegać niemieckiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Zwykle jednak pracodawca płaci składki na ubezpieczenie społeczne w Polsce, pod warunkiem że oddelegowanie nie trwa dłużej niż 24 miesiące. W przypadku dłuższego okresu oddelegowania, pracodawca może być zobowiązany do płacenia składek w Niemczech.

c) Zasady VAT

Jeśli firma polska świadczy usługi na rzecz niemieckich kontrahentów, może być zobowiązana do rozliczenia VAT w Niemczech. Pracodawca musi sprawdzić, czy jego działalność nie wymaga rejestracji VAT w Niemczech.

5. Wymagania dokumentacyjne

Aby uniknąć kar i nieporozumień, pracodawcy powinni zapewnić odpowiednią dokumentację dla każdego pracownika oddelegowanego do Niemiec. Dokumentacja powinna obejmować:

• Umowy o pracę,

• Zgłoszenia do niemieckiego systemu ZUP,

• Dowody na spełnienie minimalnych warunków pracy (np. wynagrodzenie, godziny pracy),

• Dokumenty związane z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym.

6. Podsumowanie

Oddelegowanie pracowników do Niemiec jest rozwiązaniem, które pozwala polskim firmom realizować kontrakty zagraniczne bez potrzeby zakładania oddziału w Niemczech. Niemniej jednak wiąże się to z wieloma obowiązkami prawnymi i podatkowymi, które muszą być przestrzegane zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Przed rozpoczęciem oddelegowania warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność z niemieckimi przepisami prawa pracy i podatkowymi.